Jak obniżyć koszty wynajmu biur

Rosnące koszty utrzymania nieruchomości oznaczają dla najemców biur podwyżki opłat eksploatacyjnych i wyższe stawki bazowe czynszu. Nowa podaż biurowa utrzymuje się na najniższym poziomie od dekady, a widoki na nowe projekty są skromne. Plany deweloperów skutecznie chłodzą wysokie i niestabilne koszty budowy oraz wysokie koszty finansowania. Zapotrzebowanie na atrakcyjne powierzchnie biurowe jest natomiast bardzo duże. Pracodawcy, chcąc zmotywować zespoły do powrotu do biur aranżują coraz ciekawszą i bardziej przyjazną przestrzeń do pracy.

Popyt na warszawskim rynku biurowym sięga już rekordowego poziomu sprzed pandemii. To po krótce główne czynniki, wskazywane przez Avison Young, które kształtują aktualny obraz rynku biurowego w Polsce i będą miały wpływ na kształtowanie się sytuacji w sektorze w najbliższym czasie.  

Wyższe koszty wynajmu

Pierwsze miesiące 2023 roku przyniosą rozliczenia tegorocznych opłat serwisowych. Nastąpi kalkulacja kosztów operacyjnych na kolejny rok, za którą pójdzie indeksacja stawek czynszowych. Najemcy muszą liczyć się ze wzrostem kosztów, zarówno w przypadku kontraktowania nowej powierzchni, jak i renegocjacji warunków aktualnych umów. Do wyższych stawek czynszowych, które widoczne są już w Warszawie, dojdą podwyżki opłat serwisowych.

Właściciele budynków, według Avison Young, mogą jednak w pewnym stopniu wpłynąć na ich wysokość, optymalizując koszty utrzymania nieruchomości. Z kolei firmy mogą przyjrzeć się temu, czy w budynku, w którym decydują się ulokować biuro istnieje plan obniżenia opłat za usługi. Przeanalizować pomysły wynajmującego w zakresie dokonania redukcji cen usług, które składają się na koszty eksploatacyjne. – To bardzo istotna kwestia, zarówno dla właścicieli, jak i najemców biur w kontekście zachodzących zmian gospodarczych. Obie strony powinny otwarcie komunikować się w tej kwestii, aby mieć wiedzę i przekonanie, że wszystkie wydatki mają ekonomiczne uzasadnienie – komentuje Maksymilian Sobczak, Associate Director, Office Agency w Avison Young.

Koszty energii – jak z nimi walczyć? 

Istotną część kosztów eksploatacyjnych stanowi energia, dlatego szczególnie doceniane są teraz rozwiązania energooszczędne, pozwalające obniżyć koszty. ­– W rozmowie z wynajmującym lub jego agentem najemca może dowiedzieć się, jakie inicjatywy dotyczące efektywności energetycznej są planowane, jakie korzyści przyniosą w przyszłości i na ile sprawniej pozwolą zarządzać zużyciem energii – sugeruje Maksymilian Sobczak.

Wzrost cen energii może bowiem zostać w dużej mierze zniwelowany poprzez redukcję jej zużycia. Może ją przynieść m.in. wykorzystanie w biurowcach oświetlenia LED i czujników ruchu na podczerwień (PIR). W czasie mniejszej aktywności najemców automatycznie obniżany jest poziom wydajności centrali wentylacyjnych i urządzeń klimatyzacyjnych. Te pozornie niewielkie zmiany mogą przynieść bardzo zadowalające efekty.   

Konsolidacja umów i usług

Zarówno właściciele, jak i najemcy mogą także skorzystać na analizie umów, które zapewne zawierane były z dostawcami mediów oraz usługodawcami oddzielnie, w różnym czasie. Warto regularnie sprawdzać, czy wszystkie koszty usług odzwierciedlają odpowiedni stosunek wartości do ceny. Avison Young zwraca uwagę, że konsolidacja dostawców usług w obszarze Facility Management przyniosła w ostatnim czasie właścicielom budynków oszczędności, ale jak dotąd niewielu z tej opcji skorzystało. Jeśli istnieje możliwość konsolidacji wielu usług u jednego dostawcy, wynegocjowany koszt może być bardziej atrakcyjny, a wynikająca z niego oszczędność znacząca. Dodatkowo, zawartych umów jest mniej, a lepiej dopasowane KPI to także oszczędność czasu i kosztów dla wynajmującego i najemcy.

A co z kosztami marketingowymi?

Na wysokość opłat serwisowych składają się również koszty związane z marketingiem nieruchomości. W biurowcach wydatki te służą obecnie głównie przyciągnięciu pracowników do powrotu do biur. Również różnego rodzaju wydarzenia czy aktywności, organizowane w biurowcu mogą się do tego przyczynić, jednocześnie dobrze pozycjonując budynek i jego lokalizację.

– Choć najemcy mogą czerpać bezpośrednie korzyści z takich inicjatyw, warto sprawdzić, jak duży wpływ na produktywność konkretnych firm mają podejmowane działania marketingowe czy inicjowane eventy. Z punktu widzenia wynajmującego, dobrze jest dbać o wysoki poziom zadowolenia najemcy, ponieważ koszty związane ze zmianą najemcy są relatywnie wysokie – mówi Maksymilian Sobczak.

Oceń rzeczywiste potrzeby w porównaniu do wydatków

Rosną też koszty personelu, spowodowane inflacją i waloryzacją płac oraz niskimi stopami bezrobocia. W przypadku budynków biurowych podwyżki te mają przełożenie na wzrost opłat za utrzymanie recepcji i ochrony, czy konsjerża oraz osób zaangażowanych do bieżącej obsługi w budynku. Warto sprawdzić, czy poziom zatrudnienia na terenie obiektu nie przekracza realnego zapotrzebowania, niezbędnego do utrzymaniu odpowiedniej jakości obsługi i standardów BHP.

Opóźnione remonty i nowe potrzeby

Wysokość kosztów serwisowych związana jest także z wykonywaniem prac, obejmujących naprawy i modernizacje zewnętrznych elementów budynków albo części wspólnych w biurowcach, które przez pandemię zostały zamrożone, aby utrzymać koszty na niskim poziomie. Avison Young obserwuje obecnie znaczny wzrost dynamiki tego typu działań. Mają one też dodatkowe źródła napędowe. Kryzys energetyczny i wytyczne środowiskowe wymuszają poszukiwanie bardziej energooszczędnych i ekologicznych rozwiązań.

Ponadto, potrzeba przyciągnięcia najemców, a w przypadku najemców - pracowników, spowodowały popyt na nowoczesne, wielofunkcyjne przestrzenie biurowe, oferujące szeroki wachlarz usług dla klientów. Presja ta zmusiła wynajmujących do realizacji szerszych planów remontowych niż zakładane.

Wysokość wydatków a ich efektywność

Avison Young zachęca do analizy planowanych wydatków i ich efektywności. Warto zrobić krok w tył i zastanowić się, czy działanie jest w pełni uzasadnione a potencjalny zysk nie jest wyższy niż nakłady? Na przykład umieszczenie paneli słonecznych na dachu może oczywiście przynieść zysk, ale jego wysokość jest uzależniona od wielu czynników i całkowitych kosztów wdrożenia takiego rozwiązania. Uzgodnienie i wdrożenie nowej polityki zużycia energii w budynku, która zakłada zmniejszenie ustawień termostatów o 1 stopień, może znacznie zmniejszyć zużycie energii, nawet bardziej niż panele, a nie wiąże się z dodatkowymi wydatkami czy generowaniem śladu węglowego.

Najemcy nie powinni akceptować wszystkich kosztów remontowych tylko dlatego, że zostały już zatwierdzone przez właściciela budynku. Dotyczy to także inicjatyw ekologicznych, z których korzyść powinna jednak przewyższać koszty emisji dwutlenku węgla, a poniesione nakłady finansowe dawać realne profity.  

– Przy rosnących stawkach opłat eksploatacyjnych ważniejsze niż kiedykolwiek jest solidne uzasadnienie kosztów. Koszty mediów i personelu znacznie wzrosły w związku z czym sytuacja dotknie cały rynek – komentuje Maksymilian Sobczak.

Istotne, by rozmawiać o kosztach i znaleźć rozwiązania korzystne dla obu stron. – Wiemy, że rozmowy nie będą łatwe. Dlatego, kiedy jesteśmy pytani, jakie mamy prognozy dla sektora biurowego i jak widzimy naszą rolę, zdajemy sobie sprawę, że czeka nas wiele pracy związanej ze wsparciem naszych klientów wiedzą i doświadczeniem w tych zmaganiach – podsumowuje Maksymilian Sobczak.