Czy zmiana biura się opłaca

Czy zdecydować się na relokację, czy re-aranżację zajmowanego biura i renegocjację umowy najmu? Jak sprawdzić, na czym przedsiębiorstwo więcej zyska?  

W kraju mamy już przeszło 9 mln mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej, z tego w Warszawie ponad 5 mln mkw., informują analitycy Walter Herz. Tylko w 2016 roku do użytku oddane zostało około 800 tys. mkw. biur, a w budowie jest dalsze około 1,5 mln mkw. powierzchni. Wybór jest duży, ale jak wychwycić najlepszą propozycję dla danej firmy?    

- Z naszych doświadczeń wynika, że jednym z najczęstszych powodów relokacji najemców jest chęć poprawy dojazdu do siedziby firmy. Przy czym, nie koniecznie musi to oznaczać przeprowadzkę do centrum, ale do budynku lepiej osadzonego w sieci komunikacji miejskiej niż dotychczas zajmowane biuro. Motywem przeprowadzki jest też często konsolidacja oddziałów pod jednym adresem lub ekspansja firmy, albo po prostu optymalizacja kosztów wynajmu. Zmianę dyktują również względy wizerunkowe, czy transformacja stylu pracy w przedsiębiorstwie – wymienia Mateusz Strzelecki, Associate Director w Walter Herz.

Co na tak, co na nie

Żeby wybrać najkorzystniejsze dla firmy rozwiązanie trzeba określić oczekiwania względem  nowego biura i odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Czy są konieczne zmiany? Jakiej przestrzeni potrzebujemy? Jak ma być rozplanowana? Jakie elementy z obecnego  biura chcemy zostawić, a które wymagają gruntownej zmiany? Jaka aranżacja pozwoli na efektywną pracę oraz zrobi wrażenie na potencjalnych klientach i przyszłych pracownikach? Jak zlokalizowana siedziba będzie najodpowiedniejsza dla firmy? Czy możemy zyskać na kontaktach z innymi najemcami budynku? W nowych obiektach projektowane są bowiem obszary co-workingowe, umożliwiające wymianę i współpracę pomiędzy pracownikami firm, albo tworzone przestrzenie łączące start-upy z bardziej dojrzałymi graczami rynkowymi.

- Na starcie nie należy wykluczać żadnej opcji, nie przekreślać żadnego scenariusza, ale przeanalizować wszystkie możliwości – podkreśla Mateusz Strzelecki. Zaznacza, że ważne jest też, żeby proces poszukiwania rozpocząć odpowiednio wcześnie, co najmniej 9 miesięcy przed terminem wygaśnięcia obowiązującej umowy najmu. Da to możliwość przeprowadzenia kompleksowej analizy oraz spokojnego wyboru biura.

Specjaliści polecają również przeprowadzenie analizy potrzeb i preferencji pracowników, żeby znaleźć najbardziej optymalną dla wszystkich lokalizację przyszłego biura i określić jakie warunki pod względem funkcjonalnym i technicznym powinno spełniać. - Takie podejście procentuje, szczególnie w czasie szybkich zmian biznesowych i ewolucji natury pracy, a także w kontekście walki o najlepszych ludzi. Środowisko pracy powinno być przyjazne dla całego zespołu, wspierać jego produktywność i kreatywność, odzwierciedlać priorytety firmy i przyciągać talenty – podpowiada Mateusz Strzelecki.   

Jednocześnie należy ustalić, jak można zoptymalizować wykorzystanie powierzchni biurowej, biorąc pod uwagę styl pracy w firmie. Po analizie zapotrzebowania i nakreśleniu podstawowych wytycznych względem nowego biura można dopiero planować przebieg procesu optymalizacji powierzchni. Wtedy wyselekcjonowanie odpowiednich propozycji dla specjalistów, którzy o biurach wiedzą wszystko, będzie dziecinnie proste. Zestawienie opcji rynkowych z możliwościami, jakie daje przedłużenie umowy przyniesie odpowiedź na pytanie, które rozwiązanie wybrać.  

Za co zapłacisz poza czynszem

Ważna jest nie tylko stawka za metr. Niezwykle istotne jest też prześwietlenie opłat dodatkowych, związanych z kosztami eksploatacji i utrzymaniem budynku. Wynajmujący naliczają je w różny sposób, dlatego trzeba je transparentnie wyliczyć, co może nie być takie proste dla mniej doświadczonych najemców. Tu przydaje się wiedza ekspercka. Wyzwaniem może być też precyzyjne porównanie technicznych parametrów budynków i standardu wykończenia.  

Jak obliczyć ile kosztować nas będzie utrzymanie recepcji, zieleni w budynkach, czy wind i toalet? Naliczany współczynnik części wspólnych jest różny. Ponadto, zapisy o kosztach eksploatacyjnych, które znajdują się w każdej umowie, mogą być skonstruowane w sposób, który daje wynajmującemu możliwość umieszczenia w nich  prawie wszystkiego. Dlatego tak ważne jest dokładne zdefiniowanie rodzaju opłat, które się na nie składają. Wchodzą w nie koszty stałe związane z określonymi opłatami od budynku oraz koszty zmienne, wynikające głównie ze zużycia mediów i materiałów eksploatacyjnych. Całość naliczana jest w postaci zaliczek, płatnych za metr kwadratowy zajmowanej powierzchni.

Od dnia przekazania powierzchni najemca płaci też za energię elektryczną i pozostałe media dostarczane do jego lokalu na podstawie wskazań liczników. Ponieważ zarządca ma możliwość wyboru dostawcy energii uzasadnione jest pytanie, jaka stawka obowiązuje w budynku.

Realne korzyści przyniesie też z pewnością wybór powierzchni w jednym z nowych „zielonych”, certyfikowanych budynków, w którym zastosowane zostały rozwiązania ekologiczne. Tego typu obiekty gwarantują niższe koszty zużycia energii i wody, a także większy komfort użytkowania. Wysoki standard wykonania budynków, wykorzystanie w nich przyjaznych środowisku materiałów i dostęp do różnego rodzaju usług zapewnia  pracownikom i klientom warunki pracy, sprzyjające dobremu samopoczuciu i kreatywności.

Można zaoszczędzić

Kiedy zrobimy już krótką listę najciekawszych propozycji można przystąpić do negocjacji. Najemcy mają obecnie dobrą sytuację przetargową, więc z pewnością uda się uzyskać jakiś rabat, czy bonus. Ale, żeby ugrać naprawdę dużo potrzebna jest wiedza na temat aktualnej sytuacji, w której znajdują się właściciele budynków i informacje o poszczególnych obiektach. Należałoby wiedzieć, jak przebiega komercjalizacja budynku i na jakim etapie realizacji inwestycji właściciel może wykazać największą elastyczność.  

Specjaliści Walter Herz zaznaczają, że istnieje wiele sposobów na obniżenie całkowitego kosztu najmu. Wynajmujący mogą wziąć pod uwagę różne warianty, od kontrybucji finansowych, przez budżet na wykończenie powierzchni, po bonusy np. w postaci miejsc parkingowych, czy możliwości korzystania z centrum konferencyjnego.

Po zrobieniu skrupulatnych wyliczeń i porównaniu poszczególnych ofert może okazać się, że propozycja z najniższą stawką czynszową wcale nie jest najlepszym rozwiązaniem.

Autor: Walter Herz