Outsourcing

Sektor państwowy powoli wchodzi na rynek komercyjny w poszukiwaniu optymalizacji kosztów utrzymania biur

Transakcje zawierane przez instytucje i urzędy państwowe na wynajem powierzchni w nowych biurowcach obejmują jeszcze ciągle nieduży procent całego wolumenu najmu, mimo że wyjście podmiotów administracji publicznej ze starych budynków mogłoby przynieść instytucjom spore oszczędności. W ostatnim czasie najemcy instytucjonalni coraz śmielej zaczynają jednak rozglądać się na rynku powierzchni biurowych, przyznają specjaliści w firmy doradczej Walter Herz.

Tradycja wynajmu powierzchni biurowej na rynku komercyjnym przez jednostki budżetowe sięga w naszym kraju zaledwie kilku lat. W 2010 roku zapoczątkowała ją  Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która wynajęła 16 tys. mkw. w warszawskim kompleksie Poleczki Business Park oraz Urząd Zamówień Publicznych, który zajął wtedy niedużą powierzchnię w mokotowskim Adgar Plaza.

Choć w ostatnim czasie sektor publiczny stał się zdecydowanie bardziej aktywny na rynku biurowym, to dla jednostek administracji publicznej wciąż podstawową kwestią, jeśli chodzi o użytkowanie biur jest wykorzystywanie zasobów państwowych. Obowiązujące zasady sprawiają, że budżetówka nadal korzysta przede wszystkim z nieruchomości pozostających w rezerwuarach państwa. Eksperci z Walter Herz przyznają, że instytucje państwowe nie spieszą się ze zmianą siedzib, mimo, że stan techniczny wielu obiektów, które użytkują pozostawia wiele do życzenia, a nakład na ich utrzymanie jest nieadekwatny do korzyści. - Szczególnie, jeśli ponoszone wydatki, w tym na remonty, porówna się z opłatami za wynajem powierzchni biurowej w nowoczesnych obiektach - mówią specjaliści.    

Gonimy Europę

Za przykładem państw europejskich, gdzie sektor publiczny od wielu lat jest istotnym najemcą nowych budynków biurowych, wyraźnie podążają przede wszystkim instytucje unijne. Jednostki zarządzające funduszami europejskimi w ubiegłym roku postawiły na nowy warszawski kompleks Warsaw Spire. Powierzchnię 6,2 tys. mkw. w budynku C zajęło Centrum Unijnych Projektów Transportowych, odpowiedzialne za wdrażanie programów i projektów rozwoju infrastruktury transportowej współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, które przeniosło się z biurowca North Gate. Dużym najemcą największego kompleksu w Warszawie została też Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej Frontex, która zdecydowała się na powierzchnię 14,6 tys. mkw. w budynku B.  

Innym najemcą instytucjonalnym, który w minionym roku zdecydował się na komercyjną powierzchnię biurową były spółki z grupy Poczty Polskiej, które wynajęły łącznie 18 tys. mkw. w usytuowanym na warszawskim Mokotowie obiekcie Domaniewska Office HUB Polskiego Holdingu Nieruchomości. Ministerstwo Spraw Zagranicznych zajęło zaś cały, ekskluzywny budynek Foksal City z niemal 3,4 tys. mkw. powierzchni biurowej, także należący do PHN. Ponadto, Polskie Sieci Elektroenergetyczne rozmieściły biura na powierzchni 6,3 tys. mkw. w Delta Eurocentrum Office Complex przy al. Jerozolimskich, a Urząd Komunikacji Elektronicznej ulokował się w biurowcu przy ulicy Kasprzaka. 

Rekordowe kontrakty

Największą umową najmu, podpisaną w 2015 roku przez instytucjonalnego najemcę był kontrakt zawarty przez Powszechny Zakład Ubezpieczeń na wynajem 17,5 tys. mkw. powierzchni w budynku Konstruktorska Business Center. 

Znacząca umowa podpisana przez spółkę państwową została także w Katowicach. Blisko 8 tys. mkw. w kompleksie A4 Business Park firmy Echo Investment wynajęła spółka PKP Cargo, która przeniosła kluczowe funkcje centrali na Śląsk i skonsolidowała katowickie i krakowskie biura w jednej lokalizacji. W Krakowie z kolei Urząd Marszałkowski przedłużył kontrakt na wynajem 4,5 tys. mkw. w biurowcu Wielicka 72.

- Mimo podpisywanych przez instytucje państwowe, czasem także spektakularnych umów, sektor publiczny wciąż ma niewielki, kilkuprocentowy udział w ogólnym wolumenie najmu powierzchni biurowej. W minionym roku wygenerował ponad 80 tys. mkw. popytu na biura, podczas gdy całkowita wielkość najmu w 2015 wyniosła w Warszawie ponad 800 tys. mkw., a na pozostałych rynkach biurowych w kraju łącznie niespełna 700 tys. mkw. - zauważają eksperci Walter Herz.

Stały poziom udziału w rynku

Przedstawiciele Walter Herz zwracają uwagę, że aktywność instytucji państwowych na rynku wynajmu powierzchni biurowych utrzymuje się na podobnym poziomie już od kilku lat. - W 2012 roku instytucje publiczne wynajęły niespełna 70 tys. mkw. komercyjnej powierzchni biurowej. W 2014 roku sektor publiczny był wyjątkowo czynny na rynku warszawskim. Spółki państwowe podpisały wtedy umowy na kilkanaście procent powierzchni biurowej wynajętej w tym roku w Warszawie. Do jednych z największych transakcji należał kontrakt Urzędu Rejestracji Leków na 13 tys. mkw. powierzchni w Adgar Park West - wspominają eksperci Walter Herz.    

Specjaliści zauważają, że instytucje państwowe, planujące optymalizację wydatków na biura mają w tej chwili szczególnie dobrą pozycję przetargową ze względu na wysoką podaż na rynku. W ich opinii administracja publiczna powinna szerzej wykorzystać obecną, konkurencyjną sytuację w segmencie nieruchomości biurowych, ponieważ stwarza niebywałą okazję do wynegocjowania bardzo korzystnych warunków najmu.

W przekonaniu ekspertów Walter Herz przeprowadzka do nowej siedziby nie tylko pozytywnie wpłynęłaby na wizerunek instytucji, ale także podniosłaby komfort użytkowania powierzchni biurowej, przy znaczących oszczędnościach, które mogłaby przynieść taka decyzja. - Koszty eksploatacji w nowych budynkach w porównaniu z obiektami starszej generacji są niewspółmiernie niższe, szczególnie jeśli użytkowany budynek jest w złym stanie technicznym i wymaga stałych nakładów na remont - zwracają uwagę specjaliści Walter Herz.

 - Koszty związane z utrzymaniem przestarzałych gmachów są często tak duże, że przeniesienie instytucji, czy urzędu do nowoczesnego biurowca w wielu przypadkach oznaczałoby spore obniżenie wydatków na utrzymanie biur niż dotychczas ponoszone. Analizy wariantu relokacji, które opracowujemy często przynoszą zaskakujące rezultaty - przyznają eksperci Walter Herz.

Najem z zakupem budynku

Specjaliści zaznaczają, że warunki kontraktów podpisywanych przez podmioty państwowe zawierają także zapisy dotyczące gwarancji pierwokupu lub najmu wraz z zakupem budynku, które dają spółkom Skarbu Państwa pełną kontrolę nad obiektami. - Z uwagi na specyfikę jednostek administracyjnych to dla najemców instytucjonalnych atrakcyjne warunki. W takiej sytuacji spółki mogą zdecydować się na sprzedaż własnych nieruchomości i w ten sposób pozyskać kapitał - zauważają przedstawiciele Walter Herz.    

Eksperci wymieniają zalety nowych obiektów. W opinii specjalistów dużym plusem nowoczesnych budynków, które teraz licznie powstają jest efektywność energetyczna i racjonalne wykorzystanie własnych zasobów, co przekłada się na mniejsze koszty utrzymania. - Nowe biurowce oferują również większą wygodę użytkowania ze względu na bogate wyposażenie i atrakcyjną infrastrukturę serwisową, jaka jest w nich projektowana, a ponadto zapewniają większe bezpieczeństwo niż starsze budynki biurowe.

- Wierzymy, że sektor państwowy w najbliższym czasie stanie się bardziej aktywnym graczem na rynku biurowym. Świadczy o tym większa ilość zapytań ze strony najemców instytucjonalnych oraz szersze zainteresowanie Poradnikiem Najemcy Instytucjonalnego, który stworzyliśmy specjalnie dla instytucji państwowych, poszukujących powierzchni biurowej na rynku komercyjnym w celu optymalizacji kosztów - wyrażają nadzieje przedstawiciele Walter Herz.        

Autor: Walter Herz

Biura serwisowane, powierzchnie coworkingowe, biura wirtualne - oferta dla firm wchodzących na rynek jest coraz bogatsza

Biura serwisowane to oferta skierowana do polskich i zagranicznych firm, które nie chcą na starcie inwestować w biuro i wiązać się długoletnimi umowami. Od kilku lat ten segment rynku powierzchni biurowych rozwija się bardzo intensywnie. Zapotrzebowanie na nieduże, wynajmowane krótkoterminowo biura jest duże, szczególnie że rozwój gospodarczy naszego kraju oparty jest głównie na działalności małych i średnich przedsiębiorstw, zainteresowanych elastycznymi rozwiązaniami, jeśli chodzi o miejsce pracy.

Największy wybór powierzchni typu Instant Office znajdziemy w Warszawie, informują specjaliści z firmy doradczej Walter Herz. Sporym zasobem takich biur dysponuje także Wrocław. Oferta biur serwisowanych rozwija się również w Krakowie, Gdańsku, czy Katowicach, podają specjaliści. Zauważają, że duża liczba debiutujących na rynku start-upów dopinguje operatorów biur coworkingowych do rozwijania działalności i rozszerzania oferty.

Gdzie szukać

W Warszawie biura serwisowane oferowane są miedzy innymi w zlokalizowanych w centrum, dobrze znanych budynkach biurowych jak Rondo 1, Warsaw Trade Tower, Skylight, Lumen,czy Plac Unii. Wcześniej powierzchnie w tak eksponowanych obiektach wynajmowały głównie duże firmy, korporacje i instytucje. Teraz niewielkie biura lub powierzchnie coworkingowe zajmują w nich także małe firmy, a nawet podmioty jednoosobowe, którym zależy na prestiżowym adresie.

Jak wskazują eksperci Walter Herz, biura serwisowane w Warszawie można znaleźć także w innych lokalizacjach. Smart Offices na powierzchni ok. 2 000 mkw. w różnych wariantach najmu dostępne są przykładowo także w budynku Postępu 14 na warszawskim Mokotowie, w obrębie służewieckiej strefy biznesu. Tego typu ofertę można znaleźć również na Woli w biurowcach przy ulicy Ciołka 12.    

Jak funkcjonują

Biura serwisowane oferowane są przez operatorów, którzy wynajmują w biurowcach duże powierzchnie, dzielą je na mniejsze i oddają do dyspozycji wielu najemców całkowicie wyposażone i objęte pełnym zapleczem serwisowym. Poza możliwością wejścia do gotowego biura, obsługą recepcyjną i administracyjną, dostępem do sal konferencyjnych i kuchni, niewątpliwą zaletą Instant Office są krótkie okresy najmu oraz możliwość nawiązywania kontaktów biznesowych. Istotną częścią biur serwisowanych jest bowiem przestrzeń wspólna, która zaaranżowana jest na nieformalne spotkania, co sprzyja nie tylko relaksowi, ale także integracji osób pracujących we wspólnym biurze.

Forma najmu i zakres usług zależy od wykupionego pakietu. Można wynajmować pokoje na stałe albo korzystać z tzw. hot deskingu, czyli uzyskać dostęp do biurka w otwartym miejscu pracy. Ten drugi rodzaj najmu umożliwia korzystanie z przestrzeni biurowych w różnych obiektach, które znajdują się w portfolio operatora.  

Najemcy

Biura serwisowane to oferta przeznaczona dla firm, które chcą od razu wejść do gotowego biura. Najprostszą opcję - biuro wirtualne - wybierają osoby, które rozpoczynają działalność gospodarczą, freelancerzy, a także małe firmy i start-upy, którym zależy na dobrym i rozpoznawalnym adresie oraz niskich kosztach utrzymania.

Z doświadczeń doradców Walter Herz wynika, że na wynajęcie powierzchni w biurach serwisowanych decydują się zaś najczęściej istniejące na rynku firmy zarówno polskie, jak zagraniczne. Międzynarodowe podmioty, które znajdują się wśród nich to m.in. przedstawicielstwa wchodzących na polski rynek firm z ugruntowaną pozycją na świecie, które na starcie nie chcą podpisywać wiążących długoterminowo umów najmu.  

Wyróżniającą się grupą najemców biur serwisowanych, według danych Walter Herz, są firmy pracujące projektowo, które potrzebują na pewien czas powierzchni biurowej dla swoich pracowników, realizujących zlecenie w danym miejscu.

Wśród najemców korzystających z elastycznych usług biur serwisowanych doradcy wymieniają także duże firmy i globalne korporacje, które traktują je jako uzupełnienie swoich standardowych rozwiązań biurowych. Krótkoterminowy najem dodatkowej przestrzeni zgłaszają ze względu na planowane spotkania biznesowe, konferencje, szkolenia i warsztaty, które wymagają specjalistycznego sprzętu i obsługi.    

Koszt i czas najmu

Biura serwisowane, choć zwykle oferowane są zwykle w wyższej cenie za metr, w porównaniu z powierzchniami wynajmowanymi na długoterminowe umowy, mają swoje zalety. Należy do nich dowolny okres najmu. Biurko w przestrzeni coworkingowej, czy biuro w zależności od zapotrzebowania firmy można wynająć nawet na jeden dzień, korzystając przy tym z pełnej oferty usług. Zwykle umowy są jednak podpisywane na okres kilku tygodni lub miesięcy, a nawet lat, przyznają specjaliści Walter Herz.     

Oferta produktów jest bardzo szeroka. Podstawowy dostęp do usługi to koszt kilkuset złotych w przypadku biur wirtualnych. Wynajem powierzchni biurowej wraz z pełną obsługą recepcyjną, dostępem do kuchni i powierzchni wspólnych to wydatek co najmniej tysiąca kilkuset złotych miesięcznie. Ceny różnią się w zależności od lokalizacji i standardu budynku. Dodatkowym kosztem jest wynajem sal konferencyjnych, prowadzenie księgowości, czy korespondencji.

Korzyści

Biura serwisowane to praktyczne rozwiązanie, dzięki któremu firma nie musi ponosić kosztów aranżacji powierzchni biurowej, ani zatrudniać ludzi do obsługi. Korzystający z niego najemcy mają zapewnione od razu w pełni umeblowaną i wyposażoną przestrzeń biurową, media, internet, sprzątanie, ochronę, obsługę recepcyjną i sekretarską oraz zaplecze kuchenne, a także dostęp do sal konferencyjnych, a nawet obsługę księgową i serwis IT.

Dużym plusem Instant Office jest możliwość networkingu we współdzielonych strefach pracy oraz częściach wspólnych, zaaranżowanych w sposób, który doskonale temu służy. Biura coworkingowe  to także miejsca przygotowane do organizacji różnego rodzaju spotkań biznesowych i w takim celu wynajmuje je część firm w miarę swoich potrzeb, dobierając  dodatkową powierzchnię w określonym czasie.    

Autor: Walter Herz

Ponad 20 lat temu komercyjny rynek nieruchomości w naszym kraju praktycznie nie istniał, teraz Warszawa oferuje 5 milionów metrów kwadratowych nowoczesnej powierzchni biurowej

Kiedy w 1989 roku drzwi socjalistycznej rzeczywistości zostały uchylone, by do Polski wpuścić wolnorynkowe zasady funkcjonowania biznesu, nie można było jeszcze mówić o  rynku biurowym, jaki znamy dzisiaj. Komercyjny segment nieruchomości w naszym kraju zaczął się wtedy dopiero tworzyć. Ćwierć wieku temu nowocześniejsze biurowce, które istniały w Warszawie można było policzyć na palcach jednej ręki. Zachodnie firmy na ogół lokowały swoje biura w dużych mieszkaniach w kamienicach położonych w centrum miasta.  

Skyline Warszawy wyznaczało kilka obiektów. Były wśród nich Pałac Kultury i Nauki, Oxford Tower, Intraco, Novotel  i Universal. Przy alejach Jerozolimskich stanęło właśnie Centrum LIM z Marriottem, który na wiele kolejnych lat cieszył się statusem najbardziej prestiżowego, biznesowego adresu w mieście. Dwa lata później oddany został Błękitny Wieżowiec przy Placu Bankowym.  

Największy obszar biurowy w Polsce

Mokotowska strefa biurowa była dopiero w planach. Jej powstanie miała zapoczątkować w drugiej połowie lat 90. firma GTC budową Mokotów Business Parku, dzisiejszego Empark Business Park na działce przy ulicy Domaniewskiej, na której wśród wysokiej trawy straszyły zabudowania upadłej fabryki Unitra Cemi. Na początku transformacji warszawski Służewiec był terenem, gdzie majaczyły magazyny, bocznice kolejowe i ponure zabudowania przemysłowe. Dopiero wiele lat później zaczęła tam powstać rozbudowana sieć kompleksów biurowych, które tworzą dziś największy obszar biznesowy w Polsce.

Procesu prywatyzacji i restrukturyzacji gospodarczej, w tym kształtowania się sektora usług, który generuje dziś istotną część popytu na powierzchnie komercyjne, nie ułatwiała szalejąca inflacja. Był to skutek drukowania pieniędzy bez pokrycia przez ratujący się w ten sposób, odchodzący system. Wówczas stawki czynszowe podane były wyłącznie w dolarach lub markach, a ich wysokość za najlepsze wówczas powierzchnie biurowe, np. w Intraco przekraczała 50 dol. za mkw. miesięcznie.

Rekordowa podaż nowych biur w 2000 roku

Warszawa szybko zaczęła obrastać lasem żurawi, aż stała się ogromnym placem budowy. O skali rozbudowy może świadczyć rekordowy wynik 400 tys. mkw. powierzchni biurowej, która oddana została do użytku w 2000 roku, który jak dotąd nie został pobity. W ciągu 10 lat, od 1991 do 2001 roku podaż nowoczesnej powierzchni biurowej w Warszawie wzrosła z 250 tys. mkw. do 3,5 mln mkw. W pokomunistycznej Polsce inwestowały firmy austriackie, skandynawskie i belgijskie, później amerykańskie, a dziś kapitał międzynarodowy, wspominają eksperci Walter Herz.

W pierwszej dekadzie przemian rynkowych w Warszawie pojawiły się takie znane obiekty jak: Kolmex (1992), Warsaw Corporate Center (1993), IPC Business Center/Koszykowa 54 (1993), Aktyn Business Center przy Chmielnej (1995), pierwsze budynki kompleksu Atrium Business Center przy alei Jana Pawła II (1995). Puławska Financial Center, wieża Orco Tower (wtedy Fim Tower) orazpierwsze budynki wspomnianego Emparku - Galaxy i Jupiter oddane zostały w 1996 roku.  

Warszawskie biurowce, które znamy od lat

W 1997 roku powstał biurowiec Prima Court przy Nowogrodzkiej i Ilmet przy rondzie ONZ.  Rok później Holland Park/ Ethos przy Placu Trzech Krzyży, w którym przez 15 lat mieściła się siedziba ING, Kaskada, Nautilus, Norway House, Sienna Center, położone u zbiegu ulic Emilii Plater i Świętokrzyskiej - Warsaw Financial Center, biurowiec Alma przy Marynarskiej, a także BTA Office Center przy Rzymowskiego. W 1999 roku przy alejach Jerozolimskich stanął Millennium Plaza, Saski Point przy Marszałkowskiej i Warsaw Towers przy Siennej.  

Później dopiero powstały najwyższej klasy obiekty, które oferują najnowocześniejsze rozwiązania techniczne. W 1999 roku oddany został mierzący 208 metrów wysokościowiec Warsaw Trade Tower, który dopiero w tym roku przekazał tytuł najwyższego budynku biurowego w Warszawie oddanej niedawno wieży Warsaw Spire (220 m). W 2003 roku na warszawskiej mapie obiektów biurowych pojawił się Metropolitan. A trzy lata później, w2006 roku przy rondzie ONZ powstała jedna z najwyższych w Warszawie wież - Rondo 1. W tym roku 192 metrowy obiekt jako pierwszy w Polsce zyskał certyfikat LEED Platinum w kategorii O+M, która jest najwyższą oceną w najpopularniejszym na świecie systemie certyfikacji ekologicznej budynków. W 2014 roku budynek został sprzedany za kwotę 297 mln euro.  

Poza biurowcami powstały także pierwsze parki biznesowe, jak Jerozolimskie Business Park (1996), Ochota Office Park (1999), University Business Center (2000), a w 2007 roku został ukończony, budowany 10 lat Wiśniowy Business Park.  

Najemcy wyczekiwali na budowane biura

Na początku lat 90. biura w powstających w Warszawie budynkach wynajmowały się na pniu, a wskaźnik powierzchni niewynajętej sięgał 2-3 proc. Dopiero od 1998 roku gwałtowny wzrost podaży nowoczesnej powierzchni biurowej spowodował zwiększenie się współczynnika pustostanów, a w roku 1999 na ponad dwa lata nastąpił pierwszy poważny kryzys, który powtórzył się także w 2009 roku, zauważają specjaliści Walter Herz. Dziś w Warszawie czeka na najemców ponad 760 tys. mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej, tj. ponad 15 proc. zasobów miasta, obliczają eksperci Walter Herz.

Warszawa wskazywana jest teraz jako jedna z najatrakcyjniejszych europejskich lokalizacji dla przyszłej ekspansji firm. Najbardziej dynamicznie rozbudowuje się rejon ronda Daszyńskiego. Według danych firmy Walter Herz, w gotowych biurowcach skupionych w tym rejonie jest już ponad 400 mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej. Specjaliści z tej firmy szacują, że podobną ilość biur zaoferują obiekty, które powstają na tym terenie i projekty przygotowywane do budowy na bliskiej Woli, która jest naturalnym przedłużeniem Śródmieścia. Podkreślają, że za kilka lat oferta biurowa w tym rejonie miasta dorównywać będzie słynnej służewieckiej strefie biznesu.

Nowa strefa biurowa

W okolicy ronda Daszyńskiego powstać mają imponujące obiekty, zarówno pod względem rozwiązań architektonicznych, jak i wielkości. W 2019 roku ma zostać oddany strzelisty, 195 metrowy budynek Skylinera. Wieża usytuowana w narożniku Towarowej i Prostej oferować będzie ponad 38 tys. mkw. powierzchni biurowej i przeszło 3 tys. mkw. usługowej. Tuż obok powstaje już kompleks Sienna Towers, w skład którego wejdą  dwa wieżowce o wysokości 130 metrów i jeden 86 metrowy, połączone wspólnym kilkukondygnacyjnym podium. Obiekt zaoferuje 75 tys. mkw. powierzchni biurowej oraz 25 tys. mkw. powierzchni handlowej i konferencyjnej.

Na rogu ulic Okopowej i Towarowej rozpoczęła się już także budowa kompleksu Spark, którego całkowita powierzchnia najmu wynosić będzie ponad 70 tys. mkw. U zbiegu Towarowej i Prostej powstaje również Generation Park, który ma zostać oddany w końcu 2017 roku i dostarczyć 84 tys. mkw. biur. W sąsiedztwie ronda Daszyńskiego planowany jest także 39 kondygnacyjny Spinnaker o powierzchni 55 tys. mkw. Poza tym, w narożniku Prostej i Żelaznej stanie 130 metrowa Mennica Legacy Tower.

W Warszawie pozostaje obecnie w budowie prawie 550 tys. mkw. biur. W tym roku stołeczny rynek biurowy ma szansę pobić rekord sprzed szesnastu lat, jeśli chodzi o roczny przyrost nowej powierzchni biurowej. Tylko w pierwszym półroczu oddane zostało o jedną czwartą więcej biur, niż w całym ubiegłym roku. Nowa podaż prawdopodobnie przekroczy w tym roku poziom 450 mkw. i będzie największa w całej historii rynku, prognozują eksperci Walter Herz.

Autor: Walter Herz